Wie viel Zeit verbringt Ihr Team mit Suchen?

Es ist Dienstagvormittag. Ein Konstrukteur braucht den zulässigen Mindestradius für ein Biegeteil. Er öffnet die Richtlinie, sucht, findet zwei Werte, fragt einen Kollegen, der gerade in einer Besprechung sitzt, und schaut schließlich in einem alten Projekt nach. Nach einer Viertelstunde steht der Wert fest. Niemand hat diese Viertelstunde irgendwo verbucht.

Die Suchzeit ist unsichtbar

Suchen gehört zum Konstruktionsalltag, und gerade deshalb wird es selten gemessen. Es taucht in keiner Kostenstelle auf. Jede einzelne Suche wirkt klein, erst die Summe über Mitarbeiter und Arbeitstage macht sie sichtbar. Hinzu kommt der Preis der Unterbrechung: Wer den Faden in der Konstruktion verliert, braucht Zeit, um wieder hineinzufinden, und die Kollegen, die man fragt, werden selbst herausgerissen.

Rechnen Sie nach

Für Ihr Team genügt eine einfache Rechnung mit vier Größen:

Mitarbeiter × Suchvorgänge pro Tag × Minuten pro Suche × Arbeitstage pro Jahr = Minuten pro Jahr

Durch 60 geteilt ergibt das Stunden, mit dem internen Stundensatz multipliziert die Kosten. Ein Rechenbeispiel mit rein angenommenen Werten zur Verdeutlichung, keine Erhebung: Zehn Konstrukteure suchen an 200 Arbeitstagen täglich zweimal jeweils zehn Minuten. Das sind 40.000 Minuten, also rund 667 Stunden im Jahr. Ihre Werte weichen vermutlich ab, deshalb lohnt es sich, eine Woche lang ehrlich zu schätzen oder zu zählen.

Zu den Suchvorgängen zählt nicht nur das Durchblättern von Dokumenten. Auch Rückfragen bei Kollegen, das Öffnen alter Projekte und die Klärung, welche Fassung gilt, gehören dazu.

Warum Suchen oft so lange dauert

• Verstreute Quellen: Regeln stehen in mehreren Dokumenten, Ordnern und E-Mails (siehe Konstruktionsrichtlinien strukturieren statt sammeln).
• Unklarer Stand: Auch nach dem Fund bleibt die Frage, ob der Wert aktuell und verbindlich ist.
• Wissen in Köpfen: Manches steht nirgends, und die Antwort hat nur eine Person (mehr dazu in Wissenstransfer vor der Rente).

Wie konstruktionsrichtlinie.de die Suche verkürzt

Die Plattform führt Regeln einzeln, geprüft und freigegeben an einem Ort. Statt Dokumente zu durchsuchen, stellen Konstrukteure ihre Frage im KI-Chat mit Beleg und erhalten eine Antwort auf Basis der freigegebenen Regeln, mit der zugehörigen Regel als Beleg. Die Frage nach dem gültigen Stand beantwortet damit die Plattform und nicht mehr der Kollege am Nachbarschreibtisch. Warum ein Chat über lose PDFs dafür nicht genügt, beschreibt Warum ein Chat mit PDFs nicht reicht.

Wie viel Zeit sich tatsächlich einsparen lässt, hängt von Ihrem Ausgangspunkt ab. Eine belastbare Zahl liefert nur Ihre eigene Messung vorher und nachher.

Womit Sie anfangen können

• Schätzen Sie eine Woche lang, wie oft und wie lange Ihr Team nach Regeln sucht.
• Rechnen Sie den Wert mit der Formel hoch.
• Erfassen Sie zuerst die Regeln, nach denen am häufigsten gefragt wird, und prüfen Sie nach einigen Wochen, ob sich die Zahl verändert hat.

Testen Sie konstruktionsrichtlinie.de kostenlos mit den Regeln, nach denen bei Ihnen am häufigsten gefragt wird.